Qué documentación conviene guardar y por cuánto tiempo
La consulta más frecuente de nuestros clientes no es sobre impuestos: es qué papeles hay que conservar. Una guía práctica.
Guardar todo sin criterio termina siendo tan problemático como no guardar nada: cuando hay que encontrar un comprobante puntual, no aparece. Estas son las pautas generales que damos, sin reemplazar la consulta sobre cada caso particular.
Comprobantes de compra y venta
Se conservan por el plazo de prescripción, que en la práctica lleva a mantenerlos varios años. Con la factura electrónica alcanza el archivo digital, siempre que esté respaldado y sea legible.
Documentación laboral
Recibos de haberes, constancias de pago de cargas sociales y libro de sueldos tienen plazos propios, más largos que los impositivos. Es la documentación que más conviene ordenar por año y por empleado.
Bancos
Los extractos completos son la base de cualquier conciliación posterior. Descargarlos mes a mes evita el problema de que el banco solo ofrezca en línea los últimos períodos.
Cómo ordenarlo
Una carpeta por año, y dentro por tipo de comprobante. Es simple, pero es lo que permite responder un requerimiento sin desarmar la oficina.
Digitalización
Escanear el papel está bien, pero no reemplaza el respaldo: un archivo digital sin copia en otro lugar es tan frágil como el original.